Un punto de partida de gran complejidad
Gestionar la logística de un e-commerce de gran volumen implica una complejidad que pocos sistemas convencionales pueden absorber. En este caso, la operativa de nuestro cliente se resumía con las siguientes cifras:
- diez naves de distinto tamaño con producto almacenado
- su actividad alcanzaba cada día los 40 contenedores de 40 pies descargados
- cada día salían más de 2.000 palés hacia sus instalaciones
- en nuestras instalaciones se preparaba la carga para última milla
- teníamos un traslado continuo entre almacenes.
- el equipo implicado superaba las 80 personas.
Al analizar la situación llegamos a la conclusión de que el problema ante el que nos encontrábamos no era la capacidad operativa, sino la visibilidad. El cliente necesitaba saber en todo momento qué estaba ocurriendo en sus múltiples ubicaciones físicas. Y eso implicaba, a priori, tener presencia de supervisión en todas ellas. La cuestión planteada era ¿debía nuestro cliente incrementar su estructura de mando?
Muchos retos a los que hacer frente
La operativa planteaba retos muy concretos:
- Sin conocer el estado de preparación en cada almacén, era imposible saber si los pedidos estarían listos a tiempo para la carga. A veces, los transportistas llegaban y el material no estaba preparado o estaba incompleto.
- La productividad de los operarios variaba de una nave a otra sin que hubiera datos que permitieran identificar las causas.
- En las naves sin supervisión presencial, el seguimiento dependía de llamadas telefónicas o desplazamientos del mando.
- Los pedidos de última milla salían a veces incompletos, porque no existía un control sistemático de cierre antes de autorizar la expedición. El error se detectaba muchas veces cuando el transportista ya había recogido la mercancía.
- Y el stock almacenado por nave era difícil de consultar de forma ágil, lo que complicaba la planificación de traslados y la gestión de huecos.
La solución: datos en tiempo real
Improving diseñó e implantó para el cliente un sistema de visores web alimentados directamente desde el SGA propio, el IIWS, que trasladaba la información de cada proceso a una pantalla accesible desde cualquier dispositivo y en tiempo real. Estos visores eran:
- El visor de preparación de cargas mostraba por almacén el estado de cada pedido: cuánto se había preparado, cuánto faltaba y a qué ritmo avanzaba la preparación. El mando podía anticipar problemas antes de que afectaran a la carga.
- El visor de productividad registraba los tiempos de trabajo de cada carretillero, incluyendo el inicio y el fin de actividad. Sin necesidad de presencia física, el responsable sabía cuándo había empezado a trabajar cada persona y cuánto había producido.
- El visor de pedidos de última milla ofrecía el estado actualizado de cada preparación para transportistas externos, con indicación de si el pedido estaba completo o tenía unidades pendientes.
- El control de bultos por almacén permitía conocer en todo momento la cantidad de mercancía ubicada en cada nave, facilitando la planificación de traslados y el aprovechamiento de capacidad.
- Finalmente, el sistema incorporó un control de expedición que bloqueaba la salida de aquellos pedidos que no cumplían los criterios de completitud, impidiendo que material incompleto llegara al transportista.
El resultado: efectividad sin incremento de estructura
Lo que logramos con esta propuesta para nuestro cliente fue lo siguiente:
- La operativa ganó visibilidad completa sin incrementar la estructura de supervisión.
- El equipo directivo pasó de gestionar por llamadas y desplazamientos a disponer de información actualizada en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Los pedidos incompletos dejaron de llegar a expedición.
- Los tiempos de preparación se hicieron comparables entre almacenes, lo que permitió detectar desviaciones y corregirlas de forma inmediata.
- Y la productividad individual se convirtió en un indicador gestionable, no en una estimación.
- El control dejó de ser una función de presencia y pasó a ser una función de sistema.
Qué demuestra este caso
Este caso nos muestra que, cuando una operativa crece en dispersión y complejidad, la respuesta no siempre es agregar personal de control. Resulta más efectivo diseñar un sistema que convierta cada movimiento en información accionable.
Eso es lo que permite el IIWS de Improving: registrar, estructurar y visualizar el dato para que las decisiones lleguen antes que los problemas.
Si gestionas una operativa logística con varios almacenes o múltiples turnos y el control depende más de la presencia física que de los datos, podemos ayudarte a cambiarlo.
